Dane uczestników pielgrzymki dla ubezpieczyciela i hotelu

Jakie dane zwykle są potrzebne

Zakres zależy od polisy i wyjazdu, dlatego zawsze potwierdź go z ubezpieczycielem lub brokerem przed otwarciem zapisów. Najczęściej chodzi o imię i nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL lub dokumentu podróży, adres zamieszkania oraz kontakt do osoby bliskiej.

Przy wyjazdach zagranicznych dochodzi numer paszportu lub dowodu osobistego i jego ważność. Przy wyjazdach krajowych zakres bywa mniejszy, ale lista imienna jest wymagana prawie zawsze.

Kiedy zgłosić listę

Polisę grupową zgłasza się przed wyjazdem, a lista musi odpowiadać faktycznym uczestnikom. Ustal z ubezpieczycielem termin ostatniej zmiany. Jeśli w ostatnim tygodniu ktoś rezygnuje, powinieneś umieć szybko zgłosić poprawkę.

Dlatego opłaca się zamknąć zapisy z zapasem i prowadzić jedną aktualną listę, a nie kilka wersji wysyłanych mailem.

Najczęstsze pomyłki na liście

• Literówka w numerze dokumentu przepisanym z wiadomości lub zdjęcia.
• Nazwisko zapisane inaczej niż w dokumencie, na przykład bez polskich znaków.
• Uczestnik dopisany po zgłoszeniu listy, o którym ubezpieczyciel się nie dowiedział.
• Brak informacji o osobie kontaktowej na wypadek wypadku.
• Pomięcie ograniczeń zdrowotnych, które wpływają na zakres ochrony.

Jak zbierać dane, żeby ich nie przepisywać

Najpewniejszy sposób to formularz zapisu, w którym uczestnik sam wpisuje swoje dane. Wtedy nikt nie przepisuje ich z wiadomości i nie powstaje literówka po stronie organizatora. Dane trafiają od razu na wspólną listę, z której eksportujesz plik dla ubezpieczyciela.

Tak działa lista uczestników pielgrzymki w Dziewicy. Pola, o które pyta ubezpieczyciel, hotel i przewoźnik, są w jednym formularzu, więc uczestnik podaje je raz.

Ochrona danych uczestników

Dane osobowe, w tym adresy i numery dokumentów, trzymaj tylko tak długo, jak wymaga tego organizacja wyjazdu i rozliczenia. Poinformuj uczestników w formularzu, w jakim celu je zbierasz i komu je przekazujesz, a po zakończeniu wyjazdu usuń to, co nie jest już potrzebne.

Unikaj przesyłania skanów dokumentów zwykłym mailem. Wspólna lista z ograniczonym dostępem jest bezpieczniejsza niż skrzynka, do której zagląda kilka osób.

Kto odpowiada za ubezpieczenie grupy

Biuro pielgrzymkowe jako organizator turystyki ma osobne obowiązki ubezpieczeniowe i gwarancyjne, które wynikają z przepisów. Parafia organizująca wyjazd dla wspólnoty zwykle kupuje polisę podróżną dla grupy. W obu przypadkach warto porozmawiać z brokerem ubezpieczeniowym, który porówna oferty i dopasuje zakres do trasy.

Dane dla hotelu i przewoźnika

Hotel zwykle potrzebuje imion i nazwisk w pokojach, informacji o łóżkach pojedynczych i małżeńskich oraz diet. Przewoźnik, zwłaszcza przy wyjeździe lotniczym, wymaga danych zgodnych z dokumentem podróży. Zbierając je jednym formularzem, unikasz sytuacji, w której ta sama osoba odpowiada na trzy zestawy pytań.

Osobną sprawą są uczestnicy niepełnoletni. Przy nich potrzebna jest zgoda opiekuna i jego dane kontaktowe, a ubezpieczyciel może wymagać dodatkowych informacji. Zapytaj o to przed uruchomieniem zapisów, a nie po zebraniu listy.

Jak długo przechowywać dane

Dane zbierane na wyjazd służą organizacji, rozliczeniu i ewentualnym roszczeniom. Po tym okresie nie ma powodu trzymać numerów dokumentów ani informacji o zdrowiu. Ustal w organizacji prosty termin usunięcia i zapisz go w informacji dla uczestników. Przy większej liczbie wyjazdów warto mieć to uporządkowane na poziomie całego biura, a nie pojedynczego koordynatora.

Lista kontrolna przed wysłaniem do ubezpieczyciela

• Liczba osób na liście zgadza się z liczbą wpłaconych zaliczek.
• Każda osoba ma datę urodzenia i dane dokumentu, jeśli polisa ich wymaga.
• Przy każdej osobie jest kontakt alarmowy.
• Rezygnacje są usunięte, a osoby z listy rezerwowej dopisane.
• Plik jest wysłany kanałem, który ogranicza dostęp osób trzecich.

Co dalej

Gdy lista jest kompletna, możesz od razu przejść do pokoi i wpłat. Zapisy najlepiej prowadzić w programie do zapisów na pielgrzymki, który zbiera te same dane do ubezpieczenia, hotelu i rozliczeń. Cenę wyjazdu policz wcześniej w kalkulatorze.