Lista uczestników pielgrzymki online z listą pokojową i wpłatami

Co zawiera lista uczestników pielgrzymki

Lista jest jedna dla całego wyjazdu i ma pola, o które realnie pytają ubezpieczyciel, hotel i linia lotnicza. Imię i nazwisko, telefon, adres e-mail, dane z dokumentu podróży przy wyjazdach zagranicznych, kontakt alarmowy, uwagi o diecie i ograniczeniach ruchowych oraz status wpłaty.

Dzięki temu jedna osoba w biurze albo parafii nie musi pamiętać, kto z kim jedzie, kto prosił o pokój jednoosobowy i kto jeszcze nie wpłacił zaliczki. System pamięta to za nią i pokazuje na jednym ekranie.

Lista pokojowa bez przepisywania

Lista pokojowa to najczęstszy moment, w którym koordynator zaczyna żałować arkusza. Hotel chce nazwisk w pokojach na tydzień przed przyjazdem, a połowa grupy jeszcze zmienia towarzystwo. W Dziewicy przydzielasz osoby do pokoi na liście uczestników i edytujesz przydział aż do zamknięcia zapisów.

Pary, rodziny i osoby, które prosiły o wspólny pokój, widzisz obok siebie. Gotową listę pokojową eksportujesz i wysyłasz do hotelu w jednym pliku.

Jak to działa w czterech krokach

• Zakładasz konto organizatora i publikujesz wyjazd z terminem, ceną i liczbą miejsc.
• Wysyłasz uczestnikom link do formularza zapisu, który zamyka się po obsadzeniu autokaru.
• Zgłoszenia trafiają na listę uczestników, a Ty oznaczasz wpłaty według harmonogramu.
• Przydzielasz pokoje, pobierasz listę dla ubezpieczyciela i hotelu i drukujesz kopię dla pilota.

Dla kogo jest ta lista

Parafia z dwoma wyjazdami w roku zwykle zaczyna od planu Start, który obejmuje formularz i listę uczestników. Biuro pielgrzymkowe z wyjazdami co miesiąc potrzebuje planu Biuro z listami pokojowymi, harmonogramem wpłat i programem do pobrania. Duszpasterstwa akademickie, kluby seniora i organizatorzy pielgrzymek rowerowych korzystają z tych samych narzędzi, bo problem jest wspólny: dane zbierają się w pięciu miejscach naraz.

Aktualne ceny planów podajemy w cenniku, a faktura VAT jest wystawiana od razu po opłaceniu abonamentu.

Lista w arkuszu a lista w Dziewicy

Arkusz działa, dopóki wyjazd ma kilkanaście osób i jednego koordynatora. Przy pełnym autokarze pojawiają się te same problemy: ktoś nadpisuje cudzą komórkę, wpłata ginie w mailu, a dane do ubezpieczenia trzeba przepisywać po raz trzeci. Każda taka pomyłka to godzina pracy tuż przed wyjazdem.

Lista w Dziewicy ma jedno źródło danych. Uczestnik wpisuje je sam, a Ty tylko je weryfikujesz. Zyskujesz czas dokładnie wtedy, gdy go najbardziej brakuje, czyli na tydzień przed zbiórką.

Bezpieczeństwo danych uczestników

Na liście są dane osobowe, a często także informacje o zdrowiu, na przykład ograniczenia ruchowe. Dane zostają u organizatora, a eksport jest dostępny w każdej chwili. Dostęp do panelu mają tylko osoby, którym jako organizator udostępnisz link. Zapisy zbieramy zgodnie z polityką prywatności serwisu, a uczestnik zna cel, w jakim podaje dane.

Jakie dane zbierać od uczestników

• Imię i nazwisko zgodnie z dokumentem podróży.
• Telefon i adres e-mail uczestnika oraz osoby kontaktowej na wypadek nagłej sytuacji.
• Data urodzenia, jeśli ubezpieczyciel lub przewoźnik jej wymaga.
• Informacja o diecie, alergiach i ograniczeniach ruchowych.
• Preferencje dotyczące pokoju i współlokatora.
• Zgody wymagane przy zapisie, w tym zgoda na przetwarzanie danych w celu organizacji wyjazdu.

Aktualizacja listy po rezygnacjach

Rezygnacja po wysłaniu listy do hotelu to klasyczny kłopot. Na liście w Dziewicy zmieniasz status osoby, zwalniasz miejsce i od razu widzisz, które pokoje zrobiły się niepełne. Możesz też przydzielić zwolnione miejsce osobie z listy rezerwowej, nie budując nowej tabeli.

Wersja listy dla pilota jest zawsze aktualna, bo drukujesz ją z tego samego miejsca, w którym wprowadzasz zmiany.

Od czego zacząć

Załóż konto, opublikuj pierwszy wyjazd i wyślij uczestnikom link. Pierwszy termin ustawisz w kilka minut, a lista zaczyna się wypełniać od pierwszego zapisu. Jeśli nie masz jeszcze ceny, policz ją w kalkulatorze wyjazdu, który pokazuje próg rentowności przy pełnym autokarze. Pełny opis funkcji znajdziesz na stronie programu do zapisów na pielgrzymki, a rozliczanie zaliczek opisujemy na stronie harmonogramu wpłat.