Formularz zapisu na pielgrzymkę online z limitem miejsc i zgodami

Co potrafi formularz zapisu na pielgrzymkę

Każdy wyjazd ma własny formularz z publicznym linkiem. Ustawiasz termin, cenę, liczbę miejsc i pola, o które chcesz zapytać. Uczestnik wypełnia go na telefonie albo komputerze i od razu widzi potwierdzenie zapisu oraz kwotę zaliczki.

Odpowiedź nie ląduje w skrzynce, tylko jako nowa osoba na liście wyjazdu. Obok widzisz status wpłaty, dietę i prośbę o pokój, więc nie ma etapu, w którym ktoś ręcznie przenosi dane z maila do arkusza.

Jakie pola ma formularz

• Imię i nazwisko zgodnie z dokumentem podróży.
• Telefon, adres e-mail i kontakt do osoby bliskiej na wypadek nagłej sytuacji.
• Data urodzenia i numer dokumentu, gdy wymaga go ubezpieczyciel lub przewoźnik.
• Dieta, alergie i ograniczenia ruchowe, ważne dla seniorów.
• Prośba o pokój jednoosobowy, dwuosobowy albo wspólny z konkretną osobą.
• Zgoda na przetwarzanie danych w celu organizacji wyjazdu oraz akceptacja regulaminu.

Limit miejsc i lista rezerwowa

Autokar ma stałą liczbę miejsc, a chętnych bywa więcej. Formularz zlicza zapisy na bieżąco i po obsadzeniu ostatniego miejsca przestaje przyjmować zgłoszenia na listę główną. Kolejne osoby trafiają na listę rezerwową.

Gdy ktoś zrezygnuje, zwalniasz miejsce na liście, a pierwsza osoba z rezerwy czeka już z kompletem danych. Nie musisz szukać jej numeru w starych wiadomościach ani dopytywać o dokument.

Zgody i regulamin bez papierowych kartek

Do zapisu dołączasz regulamin wyjazdu i klauzulę informacyjną o danych osobowych. Uczestnik zaznacza zgodę przed wysłaniem formularza, a zaznaczenie zostaje przy jego nazwisku. Przy kontroli albo sporze o rezygnację łatwiej wykazać, że ktoś znał warunki, niż przeszukiwać maile.

Treść regulaminu i klauzul ustalasz sam, najlepiej z prawnikiem lub radcą, bo zależy od tego, czy jesteś biurem podróży, czy parafią. Dziewica daje miejsce na ich publikację i zapis zgody, a nie gotowy wzór prawny.

Jak to działa w czterech krokach

• Zakładasz konto organizatora i publikujesz wyjazd z terminem, ceną i liczbą miejsc.
• Kopiujesz link do formularza i wysyłasz go e-mailem, SMS-em albo wstawiasz na stronie parafii.
• Uczestnicy zapisują się sami, a każdy zapis pojawia się na liście z datą i statusem wpłaty.
• Po zamknięciu zapisów drukujesz listę dla ubezpieczyciela, hotelu i pilota.

Formularz dla seniorów, którzy nie lubią technologii

Duża część uczestników pielgrzymek to osoby starsze, które wolą zapisać się przez wnuka albo na parafii. Formularz jest krótki i działa na każdym telefonie, a zgłoszenie możesz też wpisać sam w imieniu uczestnika, gdy ktoś przyjdzie na dyżur w kancelarii.

Dzięki temu nie prowadzisz dwóch list, jednej papierowej i jednej elektronicznej. Wszystkie zapisy, także te przyjęte osobiście, są w jednym miejscu.

Formularz zapisu a Formularze Google

Darmowy formularz internetowy zbierze odpowiedzi, ale na tym kończy. Nie zamknie zapisów po obsadzeniu autokaru, nie pokaże wpłat i nie ułoży pokoi. Każdą odpowiedź trzeba i tak przenieść do arkusza z listą uczestników.

Przy jednym małym wyjeździe to wystarczy. Przy pełnym autokarze i kilku wyjazdach w roku przepisywanie danych zjada więcej czasu, niż kosztuje abonament. Porównanie z arkuszem opisujemy w artykule zapisy na pielgrzymkę w Excelu czy w programie.

Dla kogo jest formularz zapisów

Plan Start obejmuje formularz zapisów i listę uczestników dla parafii oraz duszpasterstw z kilkoma wyjazdami w roku. Plan Biuro jest dla biur pielgrzymkowych, które organizują wyjazdy co miesiąc, i dodaje harmonogram wpłat oraz listy pokojowe.

Jeśli dopiero liczysz cenę wyjazdu, zacznij od kalkulatora kosztu pielgrzymki, który pokazuje próg rentowności przy pełnym autokarze.

Potwierdzenia i przypomnienia po zapisie

Po wysłaniu formularza uczestnik dostaje potwierdzenie zapisu z kwotą zaliczki i terminem wpłaty. Dzięki temu nie dzwoni z pytaniem, czy zgłoszenie dotarło, a Ty nie odpisujesz na te same pytania kilkadziesiąt razy.

Gdy zbliża się termin raty, widzisz na liście, kto jeszcze nie zapłacił, i wysyłasz przypomnienie tylko tym osobom. Zapis, wpłata i lista są powiązane, więc nie trzeba porównywać trzech plików.

Wyjazdy zagraniczne i dane z dokumentu

Pielgrzymka do Fatimy, Lourdes czy Ziemi Świętej wymaga więcej danych niż wyjazd autokarem do Częstochowy. Linia lotnicza i ubezpieczyciel pytają o numer paszportu, datę ważności dokumentu i obywatelstwo, a każda literówka potrafi zablokować odprawę.

Formularz pozwala dodać te pola tylko do wyjazdów, które ich wymagają. Uczestnik wpisuje dane sam, z dokumentu w ręku, więc nie przepisujesz ich z wiadomości ani ze zdjęcia. O tym, jakie dane i kiedy zgłosić, piszemy w artykule o danych uczestników dla ubezpieczyciela.

Ile czasu oszczędza dobry formularz

Przy wyjeździe na czterdzieści osób samo przepisanie zapisów z maili i wiadomości do arkusza to kilka godzin pracy, a do tego dochodzą poprawki po każdej literówce. Formularz przenosi tę pracę na uczestników, którzy i tak muszą te dane podać.

Ten czas wraca w tygodniu przed wyjazdem, kiedy hotel, ubezpieczyciel i pilot proszą o listy w tym samym dniu. Wtedy robisz trzy eksporty z jednego miejsca zamiast składać trzy dokumenty od zera.

Od czego zacząć

Załóż konto organizatora, opublikuj pierwszy wyjazd i wyślij link uczestnikom. Pierwszy formularz przygotujesz w kilka minut, a pierwsze zapisy zobaczysz na liście od razu. Pełny opis funkcji znajdziesz na stronie programu do zapisów na pielgrzymki, a rozliczanie zaliczek opisujemy na stronie harmonogramu wpłat na pielgrzymkę.