Zapisy na pielgrzymkę w Excelu czy w programie

Kiedy arkusz wystarcza

Arkusz jest dobrym wyborem, gdy organizujesz jeden wyjazd rocznie, grupa liczy do dwudziestu osób, a zapisy prowadzi jedna osoba. Nie płacisz za narzędzie, każdy umie je obsługiwać i nie ma ryzyka, że ktoś nie znajdzie logowania.

Dopóki wszystkie dane masz w głowie i w jednym pliku, nie ma powodu do zmian. Problemy zaczynają się dopiero, gdy do tabeli sięgają dwie osoby albo gdy wyjazdów jest więcej niż jeden.

Gdzie arkusz zaczyna zawodzić

• Dwie osoby edytują plik jednocześnie i jedna nadpisuje zmiany drugiej.
• Wpłata przychodzi na konto, a w tabeli nikt jej nie oznacza, więc przypomnienia dostaje osoba, która już zapłaciła.
• Dane do ubezpieczenia i lotu trzeba przepisać z wiadomości, co oznacza literówki w numerach dokumentów.
• Lista pokojowa żyje w osobnym pliku i rozjeżdża się z listą uczestników po każdej rezygnacji.
• Telefon z pytaniem o wolne miejsca odbiera ta osoba, która akurat ma otwarty plik.

Ile naprawdę kosztuje czas koordynatora

Weź wyjazd na czterdzieści osób. Samo przepisanie danych do ubezpieczenia i hotelu, sprawdzenie wpłat i poprawki po rezygnacjach to łatwo kilkanaście godzin pracy rozłożonych na kilka tygodni. Jeśli koordynator jest etatowym pracownikiem biura, te godziny mają swoją cenę.

Plan Start w Dziewicy kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a plan Biuro 499 zł netto. Jeśli program zaoszczędzi Ci kilka godzin przy jednym wyjeździe, różnica zwraca się szybko, a przy kilku wyjazdach w roku jeszcze szybciej. Policz to dla własnej stawki godzinowej, bo ta granica jest u każdego inna.

Co daje program do zapisów, a czego arkusz nie da

Formularz zapisu zamyka się sam po obsadzeniu autokaru, więc nie musisz odmawiać po fakcie. Uczestnik wpisuje dane sam, a Ty widzisz je od razu na liście. Harmonogram wpłat pokazuje, kto zapłacił zaliczkę, a kto czeka na przypomnienie.

Listy pokojowe tworzysz na tej samej liście, bez osobnego pliku. Przy każdym kolejnym wyjeździe kopiujesz ustawienia zamiast budować tabelę od nowa. Funkcje opisujemy szerzej na stronie programu do zapisów na pielgrzymki.

Tabela porównawcza

• Jeden wyjazd, do 20 osób, jedna osoba w obsłudze: arkusz wystarcza.
• Pełny autokar i jedna osoba w obsłudze: program oszczędza przepisywanie danych.
• Kilka wyjazdów w roku: program zastępuje budowanie tabeli za każdym razem.
• Dwie lub więcej osób w obsłudze: program, bo eliminuje nadpisywanie zmian.
• Biuro z wyjazdami co miesiąc: plan Biuro z harmonogramem wpłat i listami pokojowymi.

Rozliczenia i faktury po wyjeździe

Po wyjeździe zostaje jeszcze księgowość: faktury dla uczestników, rozliczenie zaliczek i koszty autokaru. Jeśli wystawiasz je w arkuszu, ryzykujesz tę samą pomyłkę co przy liście. Rozsądniej oprzeć się na osobnym programie do fakturowania z KSeF, który pilnuje numeracji i obowiązkowych pól, a listę uczestników trzymać tam, gdzie powstaje.

Najczęstsze obawy przed zmianą

• Uczestnicy to seniorzy, którzy nie lubią formularzy. Formularz jest krótki, a zapis przez telefon możesz wpisać sam do tej samej listy.
• Koszt abonamentu jest stały, a wyjazdów bywa mało. Przy jednym wyjeździe w roku arkusz nadal ma sens.
• Obawa o bezpieczeństwo danych. Dane zostają u organizatora, a eksport jest dostępny w każdej chwili.
• Brak czasu na naukę nowego narzędzia. Pierwszy wyjazd ustawiasz w kilka minut, bo pola są takie same jak w arkuszu.

Przykład z jednego wyjazdu

Weź pielgrzymkę autokarową na czterdzieści osób z dwiema noclegami. Koordynator zbiera zapisy w arkuszu, wpłaty w drugim pliku, a listę pokojową w trzecim. Tydzień przed wyjazdem ubezpieczyciel prosi o numery dokumentów, a hotel o listę z podziałem na pokoje. Każda z tych próśb oznacza kilka godzin składania danych z trzech źródeł.

Przy jednej liście te dwie prośby sprowadzają się do dwóch eksportów. Różnica to nie jedna godzina, tylko przewidywalność pracy w najgorszym tygodniu wyjazdu. Wpłatami zajmuje się osobna funkcja, opisana na stronie harmonogramu wpłat na pielgrzymkę.

Jak przejść z arkusza na program bez chaosu

Nie przenoś wszystkiego naraz. Załóż konto przy najbliższym wyjeździe, opublikuj termin i wyślij uczestnikom link do zapisu. Starych danych nie musisz wprowadzać, bo dotyczą wyjazdów zamkniętych.

Jeśli nie znasz jeszcze ceny wyjazdu, zacznij od kalkulatora wyjazdu, który pokazuje próg rentowności. Potem opublikuj wyjazd i zbieraj zapisy w jednym miejscu. Gdy będziesz gotowy na całe biuro, sprawdź plan Biuro w cenniku.