Harmonogram wpłat na pielgrzymkę z zaliczką, ratami i listą dłużników

Co obejmuje harmonogram wpłat

Dla każdego wyjazdu określasz kwotę zaliczki, liczbę rat i daty ich płatności. System przypisuje ten plan każdemu uczestnikowi, który się zapisze, więc nie ustalasz warunków od nowa dla każdej osoby.

Przy liście widzisz trzy statusy. Zaliczka wpłacona, wpłata w terminie i zaległość. Oznaczasz wpłatę jednym kliknięciem, a lista zaległych jest zawsze gotowa do wysłania przypomnienia.

Dlaczego organizatorzy tracą na wpłatach najwięcej czasu

Zaliczka zabezpiecza organizatora przed rezygnacjami, ale wymaga pilnowania. Przy czterdziestu osobach i trzech ratach to ponad sto wpłat do sprawdzenia, każda z innym tytułem przelewu. Zdarza się, że płaci małżonek, parafianin albo siostra uczestnika, a nazwisko na przelewie nie zgadza się z listą.

Gdy plan wpłat i lista uczestników są w jednym miejscu, nie trzeba zestawiać dwóch plików. To jedna z głównych przyczyn, dla których biura przechodzą z arkusza na program.

Jak ustawić dobry harmonogram

• Zaliczka od 20 do 30 procent ceny, płatna przy zapisie lub w ciągu kilku dni.
• Kolejne raty z konkretnymi datami, nie z terminami typu „w ciągu miesiąca”.
• Ostatnia wpłata najpóźniej na dwa tygodnie przed wyjazdem, żeby zdążyć z rozliczeniem z hotelem i przewoźnikiem.
• Jasna informacja w formularzu zapisu, co dzieje się z zaliczką przy rezygnacji.
• Przypomnienie wysyłane kilka dni przed każdym terminem.

Jak to działa w praktyce

• Publikujesz wyjazd i wpisujesz cenę oraz plan wpłat.
• Uczestnik zapisuje się formularzem i od razu widzi, ile i kiedy ma zapłacić.
• Po zaksięgowaniu przelewu oznaczasz wpłatę przy jego nazwisku.
• Przed każdym terminem otwierasz listę zaległych i wysyłasz przypomnienia.
• Gdy ostatnia rata wpłynie, lista jest gotowa dla ubezpieczyciela i hotelu.

Dla kogo jest ta funkcja

Harmonogram wpłat jest w planie Biuro, który jest przeznaczony dla organizatorów z kilkoma wyjazdami w roku. Parafia z jednym wyjazdem zwykle wystarczy plan Start, w którym wpłaty oznacza się przy liście uczestników bez rozbicia na raty.

Jeśli nie jesteś pewien, który plan wybrać, porównaj je w cenniku. Faktura VAT jest wystawiana zaraz po opłaceniu abonamentu.

Wpłaty a rezygnacje

Rezygnacje są najtrudniejszym momentem dla każdego organizatora. Z harmonogramem widzisz od razu, ile wpłacono, więc łatwiej policzyć, co podlega zwrotowi, a co pokrywa już poniesione koszty. Zasady zwrotu zapisz w regulaminie wyjazdu i pokaż je w formularzu zapisu.

Cenę wyjazdu i próg rentowności policz wcześniej w kalkulatorze wyjazdu. Wtedy wysokość zaliczki wynika z realnych kosztów stałych, a nie z przeczucia.

Od czego zacząć

Załóż konto organizatora, opublikuj pierwszy wyjazd i ustaw zaliczkę. Pierwszy termin wpłaty skonfigurujesz w kilka minut. Cały proces opisujemy na stronie programu do zapisów na pielgrzymki.