Lista rezerwowa na pielgrzymkę z kolejnością zgłoszeń i pełnymi danymi

Po co organizatorowi lista rezerwowa

Przy popularnym wyjeździe zgłoszeń jest więcej niż miejsc, a rezygnacje i tak się zdarzają, zwykle na kilka tygodni przed odjazdem. Pusty fotel w autokarze to koszt, który organizator i tak ponosi, bo przewoźnik i hotel liczą wyjazd za całość.

Dobrze prowadzona rezerwa zamienia rezygnację w zwykłą podmianę. Uczestnik, który odpada, dostaje zwrot według regulaminu, a na jego miejsce wchodzi ktoś, kto już czekał i zna warunki. Koszty stałe zostają pokryte, a Ty nie musisz ogłaszać wolnych miejsc od początku.

Jak działa lista rezerwowa w Dziewicy

• Formularz zapisu zamyka listę główną po obsadzeniu limitu miejsc i od tego momentu zbiera zgłoszenia na rezerwę.
• Każda osoba z rezerwy podaje te same dane co uczestnik, więc po przesunięciu na listę główną nie trzeba o nic dopytywać.
• Kolejność wynika z daty i godziny zgłoszenia, więc nikt nie pyta, kto był pierwszy.
• Po rezygnacji zwalniasz miejsce na liście wyjazdu, a pierwsza osoba z rezerwy zajmuje je z kompletem danych.
• Wpłata zaliczki i jej status są widoczne przy osobie, także po przesunięciu na listę główną.

Rezerwa w Excelu a rezerwa w programie

W arkuszu lista rezerwowa to zwykle druga zakładka albo kilka kolorowych wierszy na dole. Działa, dopóki prowadzisz jeden wyjazd i pamiętasz, kto dzwonił jako pierwszy. Przy dwóch autokarach i kilkudziesięciu zgłoszeniach zaczynają się pomyłki, a osoba, która czekała od lipca, dowiaduje się o wolnym miejscu jako ostatnia.

W programie kolejność jest zapisana razem ze zgłoszeniem, a przesunięcie osoby z rezerwy na listę główną nie wymaga przepisywania. Szerzej o różnicy piszemy w artykule o zapisach w Excelu czy w programie.

Rezerwa a zasady zwrotu zaliczki

Lista rezerwowa i regulamin zwrotów działają razem. Jeśli wiesz, że miejsce zajmie ktoś z kolejki, możesz łagodniej podejść do rezygnacji uczestnika, bo organizator nie traci przychodu. Jeśli rezerwa jest pusta, próg zwrotu powinien chronić koszty poniesione.

Obie rzeczy warto spisać, zanim ruszą zapisy. Jak ułożyć progi zwrotu, opisujemy w artykule o zwrocie zaliczki przy rezygnacji, a to, co uczestnik ma zaakceptować przy zapisie, w tekście o regulaminie pielgrzymki.

Przykład z autokarem na pięćdziesiąt osób

Autokar ma pięćdziesiąt miejsc, a zgłosiło się pięćdziesięciu ośmiu chętnych. Pierwsza pięćdziesiątka trafia na listę główną z zaliczką, ośmioro pozostałych na rezerwę. Trzy tygodnie przed wyjazdem dwie osoby rezygnują z powodu choroby.

Zwalniasz dwa miejsca, a do listy głównej wchodzą dwie pierwsze osoby z rezerwy, każda z danymi do ubezpieczenia i prośbą o pokój. Dzwonisz tylko do nich, żeby potwierdzić termin wpłaty. Wyjazd jedzie pełny, a lista pokojowa jest aktualna po minucie, nie po wieczorze z arkuszem.

Dla kogo jest ta funkcja

Lista rezerwowa jest częścią zapisów w planie Start i Biuro. Parafie z jednym wyjazdem rocznie używają jej przy pielgrzymkach, które zapełniają się po jednej niedzielnej informacji z ambony. Biura z kilkoma wyjazdami w miesiącu zyskują na niej najbardziej, bo każde puste miejsce to utracony przychód.

Porównanie planów znajdziesz w cenniku. Fakturę VAT za abonament dostajesz zaraz po opłaceniu.

Od czego zacząć

Załóż konto organizatora, opublikuj wyjazd i ustaw limit miejsc. Rezerwa włączy się sama po obsadzeniu ostatniego miejsca. Cały proces zapisów opisujemy na stronie programu do zapisów na pielgrzymki, a dane uczestników na stronie listy uczestników pielgrzymki.