Lista pokojowa na pielgrzymkę z podziałem na pokoje i dietami

Czego hotel oczekuje od organizatora

Hotel albo dom pielgrzyma potrzebuje przed przyjazdem grupy listy imiennej z podziałem na pokoje. Zwykle chodzi o liczbę pokoi jedno, dwu i trzyosobowych, o łóżka pojedyncze albo małżeńskie, o diety oraz o godzinę przyjazdu. Im wcześniej dostanie komplet, tym mniej poprawek w ostatnim tygodniu.

Problem zaczyna się wtedy, gdy każdą z tych informacji zbierasz osobno. Ktoś dzwoni w sprawie dopłaty do jedynki, ktoś pisze, że chce mieszkać z siostrą, a ktoś inny wspomina o diecie bezglutenowej dopiero w autokarze. Lista pokojowa ma jedno źródło, formularz zapisu, więc te pytania padają raz i od razu trafiają we właściwe miejsce.

Jak powstaje lista pokojowa w Dziewicy

• Formularz zapisu pyta o typ pokoju, osobę, z którą uczestnik chce mieszkać, dietę i uwagi dla hotelu.
• Zgłoszenia pary lub rodziny łączą się w jeden pokój, bez szukania w mailach, kto z kim jedzie.
• Dopłata do pokoju jednoosobowego jest doliczana do kwoty wyjazdu i widoczna w harmonogramie wpłat.
• Przydzielasz pokoje na liście wyjazdu, a system pilnuje, żeby nikt nie został bez łóżka ani nie trafił do dwóch pokoi.
• Eksport do pliku zawiera numer pokoju, imiona i nazwiska, dietę oraz uwagi, gotowe do wysłania hotelowi.

Pokoje, diety i uwagi w jednym miejscu

Na pielgrzymce z seniorami diety i ograniczenia ruchowe są częstsze niż na zwykłej wycieczce. Osoba, która nie powinna mieszkać na wysokim piętrze, i uczestnik na diecie bezmlecznej to informacje, które hotel musi dostać przed przyjazdem, a nie od pilota przy recepcji.

W Dziewicy takie uwagi zapisują się przy osobie na liście uczestników, razem z kontaktem alarmowym i statusem wpłaty. Wyświetlasz je w widoku pokojowym albo dla całej grupy i wysyłasz hotelowi dokładnie tyle, ile potrzebuje.

Lista pokojowa w Excelu a w programie

Arkusz sprawdza się, gdy jedziesz z dwudziestoma osobami i znasz każdą z nich. Przy pełnym autokarze zaczynają się kłopoty: dwie wersje pliku, kolumna z dietą w innym miejscu u każdego koordynatora, ręczne doliczanie dopłat.

W programie pokój jest powiązany z osobą, wpłatą i zgłoszeniem, więc zmiana w jednym miejscu aktualizuje pozostałe. Porównanie kosztów czasu obu podejść opisujemy w artykule o zapisach na pielgrzymkę w Excelu czy w programie.

Rezygnacje i zmiany pokoi tuż przed wyjazdem

Najwięcej poprawek przychodzi na tydzień przed odjazdem. Jedna rezygnacja potrafi rozbić parę, która dzieliła pokój, i zostawić drugą osobę z dopłatą do jedynki, o której nikt jej nie uprzedził.

Gdy zwalniasz miejsce, lista rezerwowa na pielgrzymkę podsuwa kolejną osobę, a Ty od razu widzisz, które pokoje mają wolne łóżko. Poprawioną listę eksportujesz ponownie i wysyłasz hotelowi jako aktualną wersję.

Przykład z autokarem na czterdzieści osób

Czterdzieści osób to zwykle osiem pokoi dwuosobowych dla par, dziesięć dla osób jadących osobno, dwa jednoosobowe z dopłatą i kilka trzyosobowych. Bez listy pokojowej organizator układa to z pamięci i z notatek z rozmów telefonicznych.

Przy formularzu wszystkie preferencje są już na liście. Ty przesuwasz osoby między pokojami, a hotel dostaje plik z numerami pokoi i dietami. Cały proces zajmuje popołudnie zamiast kilku wieczorów z telefonem.

Dla kogo jest lista pokojowa

Listy pokojowe są częścią planu Biuro, przeznaczonego dla organizatorów, którzy prowadzą wyjazdy co miesiąc i nie chcą za każdym razem budować tabeli od zera. Parafie z jednym lub dwoma wyjazdami rocznie mogą zacząć od planu Start i przejść wyżej, gdy liczba wyjazdów wzrośnie.

Porównanie planów znajdziesz w cenniku. Fakturę VAT za abonament dostajesz zaraz po opłaceniu.

Od czego zacząć

Załóż konto organizatora, opublikuj wyjazd i włącz pytania o pokój i dietę w formularzu. Pierwsze zgłoszenia zobaczysz na liście od razu. Cały proces zapisów opisujemy na stronie programu do zapisów na pielgrzymki, a dane uczestników na stronie listy uczestników pielgrzymki.