Nocleg dla grupy pielgrzymkowej i zapytanie do hotelu

Co wpisać w zapytaniu ofertowym

Zapytanie do hotelu powinno zawierać termin, liczbę nocy, orientacyjną liczbę osób i podział na pokoje. Dopisz, że to wyjazd pielgrzymkowy z autokarem, bo hotel zaplanuje wtedy parking, godzinę przyjazdu i posiłki. Podaj też, czy potrzebujesz sali na wspólną modlitwę albo Mszę, i czy grupa ma ze sobą kapłana.

Dobrze jest od razu zapytać o cenę za osobę w pokoju dwuosobowym, dopłatę do jedynki, cenę wyżywienia i gratis dla opiekuna lub kierowcy. Kilka ofert porównasz dopiero wtedy, gdy każdy hotel wyceni ten sam zakres.

Ile pokoi i jakich zarezerwować

Na etapie oferty hotel pyta o orientacyjną liczbę pokoi, ale ostateczny podział trzeba podać później. Zacznij od struktury z poprzedniego wyjazdu: ile par, ile osób jadących samotnie, ile osób potrzebuje pokoju jednoosobowego. Jeśli to pierwszy wyjazd, zarezerwuj dwa, trzy pokoje więcej, niż wynika z szacunku, i ustal termin zwolnienia nadwyżki bez kosztów.

Przy wyjazdach z seniorami pytaj o windę, pokoje na niższych piętrach i dostęp bez schodów. To informacje, które zmieniają wybór hotelu, a nie tylko przydział pokoi.

Zaliczka i terminy w umowie hotelowej

• Wysokość zaliczki i termin jej wpłaty, najlepiej z rozbiciem na raty.
• Ostatni dzień bezkosztowego zmniejszenia liczby pokoi lub osób.
• Termin przekazania listy imiennej z podziałem na pokoje.
• Zasady przy rezygnacji pojedynczych osób, osobno od rezygnacji całej grupy.
• Godzina zameldowania i wymeldowania oraz możliwość zostawienia bagażu.

Kiedy przekazać listę pokojową

Hotel zwykle prosi o listę imienną na kilkanaście dni przed przyjazdem. Zapisy w tym czasie nie powinny być już otwarte, a rezygnacje dalej się zdarzają, więc ustal z hotelem, że możesz zgłosić poprawkę do ostatniego dnia przed przyjazdem.

Plik dla hotelu powinien zawierać numer pokoju, imiona i nazwiska, diety oraz uwagi. Jeśli zbierasz je w formularzu zapisu, lista pokojowa na pielgrzymkę powstaje bez przepisywania, a poprawioną wersję wyeksportujesz jednym kliknięciem.

Diety, uwagi zdrowotne i godziny posiłków

Kuchnia hotelowa potrzebuje wiedzieć o dietach przed przyjazdem, bo przygotowanie posiłków bezglutenowych czy bezmlecznych dla kilku osób wymaga zakupów. Zbierz je w formularzu zapisu, w osobnym polu, a nie w uwagach wolnym tekstem. Dzięki temu hotel dostaje liczby, a nie zdania do interpretacji.

Uzgodnij też godziny posiłków z programem dnia. Grupa, która kończy Mszę o 19, nie zdąży na obiadokolację przygotowaną na 18, a hotel nie przesunie jej bez uprzedzenia.

Dopłaty, które zaskakują organizatora

• Opłata miejscowa, doliczana osobno do ceny noclegu.
• Parking dla autokaru, jeśli nie jest wliczony w ofertę.
• Dopłata za pokój jednoosobowy przy małej liczbie pokoi.
• Dodatkowa sala na modlitwę albo Mszę poza godzinami standardowymi.
• Opłata za zmianę listy imiennej po terminie wskazanym w umowie.

Jak rozliczyć nocleg z uczestnikami

Cenę wyjazdu liczysz z kosztu noclegu na osobę, przewoźnika, ubezpieczenia i marży organizatora. Dopłatę do jedynki pokaż osobno, żeby uczestnik widział, za co płaci. Raty ułóż tak, żeby ostatnia wpłata od uczestnika wypadła przed terminem rozliczenia z hotelem, a nie po nim.

Gdy znasz koszty, sprawdź próg rentowności w kalkulatorze kosztu pielgrzymki. Harmonogram wpłat i przypomnienia o ratach opisujemy na stronie harmonogramu wpłat na pielgrzymkę.

Gdzie szukać hotelu dla grupy

Dom pielgrzyma, hotel przy sanktuarium albo pensjonat kilka kilometrów dalej to trzy różne poziomy cen i dostępności. Zapytanie o ofertę do kilku obiektów naraz oszczędza czas, bo opisujesz wyjazd raz, a odpowiedzi porównujesz w jednym miejscu. Przy wyjeździe krajowym skorzystasz z katalogu hoteli, w którym jedno zapytanie trafia do wielu obiektów, a przy zagranicznym zwykle negocjujesz z lokalnym partnerem biura.

Lista kontrolna przed potwierdzeniem hotelu

• Oferta na piśmie z ceną za osobę, dopłatą do jedynki i wyżywieniem.
• Znany termin zwolnienia nadwyżki pokoi bez kosztów.
• Ustalony termin i format listy imiennej.
• Potwierdzone diety i godziny posiłków.
• Zasady przy rezygnacji pojedynczych osób.

Co dalej

Po potwierdzeniu hotelu otwórz zapisy i zbieraj dane w jednym formularzu. Formularz zapisu na pielgrzymkę pyta o pokój, dietę i dane do ubezpieczenia, więc do dnia przekazania listy masz komplet informacji. Gdy autokar się zapełni, kolejne osoby trafią na listę rezerwową.